ISO9001体系认证中对特殊媒介文件的控制

来源：网络　时间：2017-04-05 10:00:33　点击：

ISO9001体系认证中对特殊媒介文件的控制-

　　一、ISO9001文件采用媒介的策划:

　　1、组织在文件策划时应根据组织的文件使用要求和资源配置情况确定文件采用的媒介;

　　2、组织的文件可能存在若干种媒介形式,因此,在策划文件控制时应考虑不同媒介形式文件控制的要求;

　　3、计算机和互联网的应用,使得在部分组织中除最常见的纸质文件外,电子文件（包括储存在电脑硬盘、磁盘、光盘呢、闪存盘、局域网中的文件等）作为常用的文件形式被大量使用.

　　二、特殊媒介文件的保管:

　　1、电子媒介文件要做到防止存储的文件意外损坏和文件丢失;

　　2、电子媒介文件需要做好备份（如:以不同的媒介备份、异地磁盘备份等）.

　　三、特殊媒介文件的标识:

　　1、无论文件以何种媒介形式存在,文件标识应能起到文件状态的识别作用.

　　2、文件标识还应具备便于归类和检索的功能.

　　四、特殊媒介文件的批准:

　　1、文件在发布前同样应由相关授权人员对文件的充分性进行审核;

　　2、文件经批准后正式发布.

　　五、特殊媒介文件的发放:

　　1、根据文件承载的媒介形式确定文件的发放形式（如:在局域网上发布）;

　　2、文件发放应充分,在需要使用文件的场所相关人员应能得到文件;

　　3、某些需要保密的文件,发放范围应适当控制（如:局域网中部分文件需要设定授权阅读范围和密码）;

　　4、电子文件的发放也应具有可追溯(trace back)性.

　　六、特殊媒介文件的修改:

　　1、电子文件的修改方便快捷,但也存在一定的随意修改或误改的风险;

　　2、尽可能在使用电子文件的场所对这类文件设定只读功能（如:使用光盘文件）;

　　3、为使文件修改之处可以容易地被识别,电子文件可用不同颜色、字体、底纹或下划线将修改处加以标明.
七、特殊媒介文件的作废:

　　1、作废文件应及时撤离现场,做好电子文件的删除,防止误用;

　　2、对一些重要的文件的作废,除发放通告外,还可配合进行现场文件清洗行动.

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