谈谈“审核证据”的误区

    当前，在以ISO 9000为代表的管理体系认证的实施过程中，相当程度地存在表面化、形式化、教条化问题，这不仅削弱了管理体系标准在组织管理中应发挥的作用，也影响了社会和组织对认证的认知程度和认证的声誉。造成这一问题的原因是多方面的，其中之一是：相当一部分审核人员对审核证据的认识陷人了误区，使得贯标组织不得不大量做表面文章。
    ISO 9001：2000和ISO 19011：2000标准指出，审核证据是“与审核准则有关的并且能够证实的记录、事实陈述或其他信息”，但在很多审核员的认识中，记录变成了审核证据的代名词，甚至一些不能被证实的记录也被扩大为审核证据。
    早些年的认证行业有这样一句话：写我所做、做我所写、记我所做。目前，这种说法已经落后，甚至是错误的，说白了就是要求组织用文字规定并记载自己的管理活动。如果只是把自己的做法写下来，形成所谓”文件规定”，再按‘文件规定”做，这对组织的管理有多大意义？如果做的都要记下来，那么组织要花多少精力在这样的“记录”上，认证岂不变成了”文字游戏”？
    导致审核员把记录当成惟一审核证据的另一个原因是：许多人总认为“白纸黑字”比较可靠，而口说当然无凭。记录的优点是一目了然，获取这样的审核证据对审核员来讲相对容易。相比之下，ISO 19011：2002标准指出的收集信息方法，如面谈（可获取事实陈述），需要审核员有清晰的逻辑思维，如对活动的观察（可获取其他信息），需要审核员有敏锐的专业眼光，但这恰恰是很多审核员最为欠缺的。
    笔者见过很多审核员出具的不符合项报告，多数写道，“提供不出做了某项工作的证据”（受审核方没有提供审核员希望的记录）。出具这类报告的审核员没有明确自己究竟需要什么样的“审核证据”。确实，受审核方有按照审核员的求证要求提供审核证据的责任，但很多审核员却把这项属于自己的责任强加给受审核方，要其主动举证证实自己做了某项工作。
    虽然一些体系认证标准要求组织“应建立并保持记录，以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据”（ISO 90（）：2000标准4M4条），“组织应保存记录，在对其体系及自身适宜时，用来证明符合本标准的
    要求”（ISO lapel：1996标准453条），但从标准要求的角度看，这些必须保持的记录仅限于标准条款中所要求的那些方面。笔者认为，这些标准要求的记录总体上偏重于检查和处置活动中有关信息的记录，希望藉此便干外界了解组织发现改进机会和实施改进的状况。通常，组织会保持某些必须的记录，法律法规（包括其他组织必须遵守的要求）也可能会提出一些保持记录的要求。因此，审核员不应要求受审核方提供超出上述范畴的记录，否则只能驱使组织为迎合审核员的“口味’而把记录的种类和数量不断膨胀，最终走到“凡事要留下痕迹”的极端。

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