最高管理者和领导层的作用是质量体系有效运行的关键因素之一。可是,对领导层的审核往往力度不够,或者轻描淡写,或者心照不宣,给质量体系的运行带来不利的影响,其表现形式有心下几点。 一是审核方式单一——。 二是审核内容不充分。 三是审核时间较短。 四是审核不作结论。 一、提高审核组长的综合素质。 二、做好审核前的准备和策划。 三、改变单一的审核方式。 四、扩大审核范围。 五、增加审核时间。 六、作出审核结论。
对领导层的审核一般采用座谈方式。采用这种方式可能是出于对领导的尊重,但这种尊重有时却成了一种放纵,使人觉得这不是审核,不能促使质量体系运行较差的企业获得改进和进一步完美的机会,也有失审核的严肃性和公正性。
对领导层的审核内容简单化,一般仅对质量方针和目标的制定及落实情况、质量体系运行中做了哪些工作、存在哪些问题及如何改进等进行履行情况、资源配置、管理评审等进行审核。审核内容的针对性不强,不充分,不能全面反映标准对管理层的要求。有时,甚至将准备提出的问题提前通知领导层,似有刻意避免出现尴尬场面之嫌。
对领导层的审核时间一般安排1~1.5小时,在这么短时间内,不可能对领导层每一位答非反问或多讲两句,加之审核组长不愿打断领导讲话,就可能使审核草草收场。
对领导层的审核往往是演讲式的,演讲者讲完了,审核组记录完了,审核即告结束。至于讲的是否切题、做的是否符合要求,当面不作判断。这种做法,合不称职者自我感觉良好,似乎所有问题都应归咎于执行层,与领导层无关。
这种审核方法,起不到监督和促进作用,是制约审核有效性的因素之一。ISO 9001:2000标准对量高管理者提出了更多、更高的要求,必须改变这种审核方式,才能更好地适应和满足标准的要求。
为加大对领导层的审核力度,应采取如下措施。
论证机构要加大对审核组长的培训力度,使其准确把握标准对领导层的要求,掌握对领导层的审核技巧。同时,审核组长应加强业务学习,拓宽质量管理的知识面,努力成为“专家型”的审核组长。
首先,审核组长应开好审核组内部会议,及时、准确、全面地了解现场审核情况,特别要了解属于领导层职责范围的工作。然后,精心策划,所提问题应避免套话,要有针对性,应有助于企业领导提高认识、进行自我改进。
根据企业的管理基础、整体素质,以及领导班子成员的素质,决定采用的审核方式。可采用座谈、专题审核或办公室审核与到其他部门取证相结合的审核方式等。
质量管理是全员性管理、领导班子全体成员更要积极配合、支持和参与。因此,对每一冬天领导班子成员都要按其职责分工进行审核,避免仅对最高管理者和管理工作者代表进行审核,从而增加领导班子的凝聚力和责任感。
结合ISO 9001:2000标准对最高管理者的要求,可安排2~4小时对领导层进行审核。同时,审核组长应注意控制审核进程和时间,确保按策划完成审核。
对领导的审核,一定要作出审核结论,指出问题所在;同时,向其指出改进的方向,并提出改进意见。这是对领导层进行有效审核的关键。
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