采购信息及管理

来源：　时间：2011-11-08 13:45　点击：

GB／T 19001-2000标准第7.4.2条款对采购信息提出了下述要求：采购信息应表述拟采购的产品，适当时包括产品、程序、过程和设备的批准要求；人员资格的要求；质量管理体系的要求。在与供方沟通前，组织应确保所规定的采购要求是充分与适宜的。
　　只有正确理解上述要求，才能确保采购信息准确适宜，保障采购质量符合规定的要求。
　　一、什么是采购信息
　　所谓采购信息，可理解为采购所需的指令，即针对具体的采购对象提出具体的采购要求。
以制造业为例，原材料的采购信息一般涉及产品名称、规格、型号、单位产品用量、技术标准，而专用零部件的采购信息可能还会涉及产品图样或技术要求、生产能力、过程能力、检验试验能力和必要时对质量管理体系的要求等。对于军工制造业，往往还要提出对加工制作程序（即工艺文件）的批准要求、关键／特殊过程的确认要求、产品的批准要求（如设置质量停止点的批准及产品放行的批准）等。对于医院，时常会外聘专家对疑难病症进行会诊。这种活动当属典型的采购行为，应当规定外聘专家所在医院的级别和个人的资格、资历等。
　　由于采购对象繁杂，不能一一表述。现以表一列出部分典型组织的典型采购活动所涉及的采购信息，以供参考。
　　表一典型组织的典型采购活动所涉及的采购信息

采购对象	可能涉及的主要采购信息
	购买	专用零部件（一般制造业）	产品名称、产品图样或技术要求、生产能力、过程能力、监视和测量能力、质量管理体系要求等。
	专用零部件（军工制造业）	工艺流程及工艺文件的批准要求，过程的确认要求，产品放行（含质量停止点）的批准要求，外加一般制造业的要求。
工序（如热处理、机加工）	图样／规范／技术要求、设备能力、过程能力等。
设计	单位资质、人员资格、设计程序等。
检验试验	检验试验项目，人员，检验、试验规范，以及设备、环境要求等。
施工队伍	单位资质要求、人员及设备要求。
专家（如会诊）	人员资格、资历及能力要求。
兼职教师	人员资格、资历及能力要求。
注：除制造业外，仅列举了一种具有特色的采购活动，并非全部。

从表一可以看出，不同类型的组织、不同的采购对象，其采购信息的内容有很大的差别。拟定采购信息时，应根据具体的采购对象进行认真的分析和策划，以确保采购信息充分、适宜。
　　二、采购信息的作用
　　1.组织评价和选择供方的重要依据
　　7.4.1条款规定："组织应根据供方按组织的要求提供产品的能力评价和选择供方。应
制定选择、评价和重新评价的准则。"这里的"要求"和"能力"应是对产品质量、生产能力、过程能力、设备及人员等要求。这些"要求"和"能力"应具体、充分和适宜，能够为制定选择、评价和重新评价供方的准则提供依据，为实施选择评价和重新评价供方的活动提供依据。
　　2.组织编制采购文件的依据
　　在采购计划、采购合同、质量保证协议等采购文件中，很多内容均来自采购信息，如采购计划中的采购数量是根据生产计划与采购信息中的单元产品用量计算出来的，采购合同中的产品质量所依据的标准来自采购信息，与供方签订的质量保证协议中的产品质量要求、图样、规范、过程能力及质量管理体系要求等均是依据采购信息提出的。
　　3.供方按组织要求提供产品和服务的依据
　　充分适宜的采购信息可以向供方传达组织的要求，使供方按照这些要求完善其管理和必备条件，以保证按要求提供产品和服务。
　　三、采购信息的管理
　　一般情况下，采购信息需要承载媒体。这就形成了文件。既然是文件，就应按文件控制程序对其进行审批、发放和更新控制。
　　审批的重点是采购信息的充分性与适宜性。采购信息不仅要发放到组织的相关部门或人员，还应传递到相关供方。随着产品标准的更新，以及新工艺、新材料、新技术的应用，产品结构的变化、产品质量要求的提升等，必须及时进行采购信息的修订和更新，以确保采购质量满足组织的要求。

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